THÔNG BÁO QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HIỆP HỘI
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM TẠI NHẬT BẢN

Số:    /2018
Tokyo, Ngày …tháng… năm 2018

CHƯƠNG 1: THÔNG TIN

Thông tin các bên:

BÊN A: Hiệp Hội Doanh Nghiệp Viêt nam tại Nhật Bản VJBA (Gọi tắt là bên A)
- Văn phòng đại diện: Koyo Bldg 2 F -2-8-5 Kakigara cho Nihonbashi Chuo-ku 103-0014Tokyo Japan
- Đại diện       :  Ông VŨ HOÀNG ĐỨC                      - Chức vụ    : Chủ tịch Hiệp Hội
- Điện thoại    : 03-5614-0195                                     - Fax          : 03-5614-0196
- Tài khoản ngân hàng : みずほ銀行                           - Chi nhánh :  神田駅前　支店 
- Số Tài khoản             :   2299651                                 

BÊN B: Bên sử dụng dịch vụ: (Gọi tắt là bên B)
- Tên Công ty :
- Đại diện       :                                                              - Chức vụ    :
- Điện thoại    :                                                              - Fax          :
- Tài khoản ngân hàng :                      - Chi nhánh :  
- Số Tài khoản             :                                                

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU SẢN PHẨM DỊCH VỤ

2.1  VỀ HÀNG HÓA:        

• Văn Phòng nhận trưng bày - giới thiệu sản phẩm:
• Bên B gửi hàng mẫu – Catalog hoặc tờ rơi giấy tờ liên quan để vào Ngăn trưng bày sản phẩm của bên A tại văn phòng Tokyo. Sản phẩm là Made in VN hoặc Made in Japan
• Việc “Trưng bày và giới thiệu sản phẩm” theo mô hình KẾT NỐI bán buôn/bán sỉ.
• Văn phòng Hiệp Hội là địa điểm đại diện giới thiệu sản phẩm hai chiều VIỆT – NHẬT.
• Ngoài ra nếu là dự án lớn, chúng tôi bên A sẽ hỗ trợ tìm kiếm đối tác và tổ chức Hội thảo giới thiệu dự án cho bên B (nếu bên B có yêu cầu ).
• Bên A chủ yếu trưng bày và tiếp nhận các đơn hàng của: các siêu thị, cửa hàng bán lẻ, cửa hàng tạp hoá, nhà phân phối, đại lý, nhà bán buôn vv …để cung cấp hàng hoá cho thị trường hai nước.
• Bằng cách hợp tác trưng bày với Bên A, sản phẩm của Bên B sẽ gia nhập vào chuỗi những sản phẩm, để cung ứng đầy đủ cho thị trường phân phối trong toàn hệ thống của chúng tôi, bao gồm các thành viên phân phối và hỗ trợ bán lẻ.
• Danh sách Hàng hóa sẽ được phân chia theo từng thể loại để người mua tìm dễ dàng.
• Danh sách Hàng Hóa sẽ được ghi vào Website: www.vjbagroup.com.
• Bên B cần tạo tài khoản giao dịch tại website này như một điều kiện để có thể sử dụng các ứng dụng phát triển hệ thống phân phối.
• Hỗ trợ cho những đơn vị muốn sang Nhật tham gia triển lãm Hàng Hóa tại các Trung tâm triển lãm lớn như Big Side hoặc Makuhari vv...

2.2  VỀ DỊCH VỤ:

• Văn phòng nhận trưng bày Catalog, tờ rơi, mô hình dự án…vv giới thiệu các dịch vụ về Du lịch, Du học, Giới thiệu Nhân lực, Bất động sản - Nhà hàng - Dịch thuật, Visa – Tổ chức sự kiện -Trao đổi dự án -Giới thiệu kết nối và các dịch vụ khác.
• Văn phòng tổ chức các cuộc Họp mặt Hội viên thường xuyên để Hội viên có thể trao đổi kinh nghiệm, giới thiệu đối tác công việc cho nhau. 
• Hỗ trợ làm Event Triển lãm cho những đơn vị cần kết nối nhịp cầu giao thương 2 nước.
• Giới thiệu kết nối với các Hiệp Hội khác của hai nước.
• Nhận các dịch vụ hỗ trợ về Pháp Lý giữa hai nước.
• Nhận Tổ chức các buổi Giao lưu giữa Doanh Nghiệp các nước.
• Tổ chức các chương trình Từ thiện, Thiện nguyện.
• Tổ chức các buổi Hướng Nghiệp cho các doanh nhân trẻ hoặc các SVHS muốn kế nghiệp doanh nhân

2.3  VỀ CHO MƯỚN NƠI TIẾP KHÁCH

• Văn phòng tại Trung tâm Tokyo, thuân tiện việc đi lại và lưu trú cho khách phương xa (Khách sạn và đi lại Sân bay rất gần Văn phòng Hiệp Hội ) Doanh Nghiệp có thể dùng Văn phòng Hiệp Hội để hẹn gặp khách hàng của mình.
•  Văn Phòng Hiệp Hội sẽ là Mái nhà chung cho các Doanh nghiệp cùng sử dụng.
• Văn phòng sẽ được chia thành nhiều không gian thuận lợi cho việc các Công ty có thể Thuê để dùng làm nơi tiếp khách hay giao lưu (Chi phí thuê được tính theo giờ)
• Văn phòng cho mướn Phòng để Họp hay tổ chức hội nghị nhỏ (Chi phí thuê được tính theo giờ).
• Các dịch vụ đi kèm miễn phí như: Wifi -Tiếp tân - Máy lạnh máy sưởi -Trà nước phục vụ khách
• Nhận giúp giấy tờ hồ sơ (không nhận hàng hóa tư trang cá nhân của khách gửi).
• Các dịch vụ đi kèm (có phí) như Copy giấy tờ, Điện thoại.
                 CHÚ Ý:    Yêu cầu đặt chỗ tiếp khách đặt lịch trước 1 ngày.
                                  Trường hợp Cancel trước 6 tiếng vẫn bị tính phí.

CHƯƠNG 3 : VỀ HÀNG HÓA

3.1  KHÔNG GIAN TRƯNG BÀY

Bên A cung cấp một không gian theo từng ngăn trong tủ trưng bày kích thước 40x40x40 cm. Mỗi công ty có thể thuê một hoặc nhiều Ngăn.
Không gian trưng bày được phân bổ tại theo thiết kế và bố trí của Showroom, Bên B không được yêu cầu thay đổi không gian tổng thể quy hoạch của Bên A.
Mỗi ngăn phải ký hợp đồng thuê trên 6 tháng. Sau 6 tháng có thể gia hạn thêm hợp đồng hoặc nhận hàng trả lại.( Phí vận chuyển hàng trả lại bên B phải chịu).
Sản phẩm mẫu để trưng bày không quá kích thước 40 cm nói trên. Trường hợp sản phẩm quá lớn thì quý vị chụp hình và tạo Catalog để vào Ngăn của mình.

3.2  HÀNG MẪU: Cần đảm bảo các tiêu chí sau đây: (kèm theo các sản phẩm mẫu)

a)         Thông tin nhà cung cấp, nhà phân phối.
b)         Thông tin sản phẩm (các giấy tờ liên quan, giới thiệu sản phẩm…)  
c)         Đối với các sản phẩm  nhập khẩu mới chưa ra mắt thị trường, cần có thông tin của nhà cung cấp nước ngoài.
d)         Bảng giá bán sỉ và bán lẻ.

3.3  TRÁCH NHIỆM: Các sản phẩm mẫu để trưng bày trong Showroom, Bên B chấp nhận các sản phẩm có thể, hư hỏng do bản chất tự nhiên của hàng hoá, các ảnh hưởng bất khả kháng như do thiên tai, hoả hoạn... Bên A sẽ không có trách nhiệm đền bù trong những trường hợp này.
Chúng tôi không chịu trách nhiệm với hàng hoá cận date, hết date.

3.4  HÀNG THỬ MẪU: Ngoài hàng hoá gửi để trưng bày, Bên A yêu cầu được Bên B cung cấp miễn phí một số mẫu các sản phẩm, để lưu trữ và để sử dụng cho việc thử hàng của người xem hoặc muốn mua sỉ (sản phẩm mẫu không hoàn lại).

Chúng tôi yêu cầu được gửi hàng mẫu nguyên vẹn, đảm bảo chất lượng, để tôn trọng những người mua.

Đối với các mặt hàng có giá trị lớn, điều này không bắt buộc, tuỳ thuộc vào nhu cầu của Bên B.

3.5  CHẤT LƯỢNG HÀNG HÓA:

• Bên B cần đảm bảo hàng hoá trưng bày tại Showroom là hàng hoá hợp pháp, sản phẩm sản xuất có nguồn gốc (đối với hàng nhập khẩu), Chứng nhận đảm bảo chất lượng sản xuất, công bố hợp quy… (đối với hàng sản xuất trong nước), nhà cung cấp đảm bảo rằng không cung cấp cho chúng tôi hàng nhái/giả/lậu/kém chất lượng/hàng có độc/… thuộc danh mục cấm kinh doanh của chính phủ…).
• Bên B phải chịu trách nhiệm toàn bộ về thông tin/chất lượng/nguồn gốc/ an toàn cho người sử dụng khi đăng ký vào showroom của Bên A.
• Trong trường hợp Bên B cố tình gian lận, vi phạm điều 7 này, nếu bị phát hiện Bên A có quyền loại bỏ sản phẩm tại vị trí trưng bày và chúng tôi không có trách nhiệm hoàn trả bất kỳ chi phí nào.

3.6   PHƯƠNG PHÁP GIAO TIẾP:

Bên B và Bên A thực hiện theo các phương thức liên lạc trong quá trình làm việc như sau:

• Sử dụng email, điện thoại là phương pháp chính để thực hiện các liên lạc làm việc chủ yếu
• Quy trình làm việc như sau:
• Gửi sản phẩm về địa chỉ Văn phòng Hội tại Tokyo. Bên B giao số lượng hàng hoá, cần đăng ký số lượng giao hàng bằng email, sau khi nhận được hàng hoá, Bên A sẽ có xác nhận bằng email hàng hoá ký gửi của nhà cung cấp, và xác nhận sau khi đã nhập kho.
• Sau khi đã sắp xếp trưng bày sản phẩm, Bên A sẽ quay phim và chụp ảnh vị trí và không gian trưng bày bằng email báo cáo cho nhà cung cấp.
• Quyết toán và thanh toán qua xác nhận bằng email/điện thoại và chuyển khoản.

3.7   DỊCH VỤ HỖ TRỢ: 

• Bên A có đội ngũ chuyên viên giới thiệu sản phẩm, dựa vào các thông tin nhà cung cấp gửi cho chúng tôi, khi có người mua là (siêu thị, cửa hàng, đại lý, nhà phân phối) quan tâm đến dòng sản phẩm, chúng tôi sẽ hỗ trợ, giới thiệu và cung cấp các ấn phẩm, sản phẩm.
• Chu kỳ 3 tháng một lần, Bên A sẽ gửi bản báo cáo tình hình hiển thị cho mỗi nhà cung cấp đối với các sản phẩm.
• Bên B đồng ý hỗ trợ về marketing cho về quảng bá dịch vụ, viết về sự hợp tác, giới thiệu sản phẩm hiện đang trưng bày tại Văn phòng Tokyo tại website của Bên B.
• Bên B sẽ hỗ trợ đăng tải, và Bên A hỗ trợ tiếp thị sản phẩm của Bên B đến các đối tượng tiềm năng là khách hàng của Bên B trong toàn bộ quá trình hợp tác.

3.8  ĐỀN BÙ VÀ KHIẾU NẠI:

• Các khiếu nại cần được phản ánh với chúng tôi qua email:..... trong vòng 30 ngày, kể từ ngày phát sinh vấn đề.
• Sau khi kết thúc thời hạn trưng bày, sau 15 ngày nếu Bên B không thanh toán phí để tiếp tục trưng bày, chúng tôi có quyền loại bỏ sản phẩm khỏi vị trí trưng bày.
• Bên B cần đảm bảo không được sao chép các thiết kế về mô hình sản phẩm, dịch vụ của Bên A dưới mọi hình thức, sử dụng hình ảnh và thương hiệu của Bên A để phục vụ các mục đích thương mại cá nhân , bôi nhọ, phát tán sai sự thật, so sánh, tị nạnh với những nhà cung cấp khác, tổ chức đông người gây náo loạn tại địa điểm trưng bày … làm thiệt hại tài chính và ảnh hưởng uy tín của chúng tôi, nếu có chúng tôi có quyền khởi kiện và đòi bồi thường .

Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày Bên A nhận được chứng từ thanh toán.
Hợp đồng được ký qua scan gửi qua email, fax cũng được là hợp lệ.

3.9 PHÍ VÀ THANH TOÁN:

• Nếu bên A kết nối cho bên B được một đối tác, chỉ giới thiệu KHÔNG CÙNG THAM GIA HOẠT ĐỘNG thì bên B phải trả cho bên A phí kết nối là ............yen 
• Nếu bên A kết nối cho bên B được một dự án lớn thì bên B phải trả cho bên B % phí kết nối dựa trên giá trị của dự án là 2% 
•   Phí không được hoàn lại trong bất kỳ hoàn cảnh nào ngay cả khi Bên B không tiếp tục trưng bày sản phẩm, thay đổi kế hoạch, hoặc Bên A không liên lạc được với Bên B.

CHƯƠNG 4 : VỀ CHO THUÊ MẶT BẰNG

4.1  KHÔNG GIAN MẶT BẰNG CHO THUÊ

Mặt bằng sử dụng toàn bộ nội thất mới đẹp, chia từng khu vực.

• Khu vực tiếp khách:
  Mỗi bàn 4 người cho thuê theo giờ.
  Mỗi giờ 1000 yen.
• Khu vực Hội họp : Bên A cung cấp một không  gian rộng( 5m x 7m ) đủ chứa khoảng 50-60 người
  Trong trường hợp muốn mở rộng, chúng tôi có thể nới rộng phòng tăng được đến 80 người
  Phòng Họp tính theo buổi.
  Mỗi buổi 50000 yen. 

CHƯƠNG 5 : VỀ DỊCH VỤ
Tùy nghành nghề tùy dự án tùy chương trình sẽ có sự bàn bạc thỏa thuận cụ thể giữa VJBA và các đơn vị đối tác.

                                                                                                            Người soạn : Tống Kim Giao