QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG BAN CHẤP HÀNH HIỆP HỘI DOANH NGHIỆP VIỆT NAM TẠI NHẬT BẢN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 02/VJBA-JP ngày 19 tháng 09 năm 2021)
CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG
1. Ban chấp hành Hiệp hội doanh nghiệp Việt Nam tại Nhật Bản gồm có 09 uỷ viên, là những người đại diện cho tổ chức Hiệp hội doanh nghiệp Việt Nam tại Nhật Bản trong nhiệm kỳ V(2021 - 2023)
2. Ban chấp hành (gọi tắt là BCH) được Hội viên Hiệp hội lựa chọn và được công nhận thông qua Đại hội của Hiệp hội doanh nghiệp Việt Nam tại Nhật Bản được tổ chức vào ngày 15/08/2021 tại Nhật Bản.
CHƯƠNG II: CƠ CẤU & NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG CỦA BCH HIỆP HỘI
1. Cơ cấu:
- BCH Hiệp hội gồm 09 uỷ viên: 01 Chủ tịch, 02 phó chủ tịch chuyên trách và các uỷ viên .
- Các Phó chủ tịch chuyên trách cùng một số ủy viên sẽ được đề cử làm trưởng, phó các ban sau đây:
* Chủ tịch Ông: VŨ HOÀNG ĐỨC
* Phó chủ tịch đối ngoại Bà : TỐNG KIM GIAO
* Phó chủ tịch thường trực Ông: LÊ VĂN KY
* Ban thường vụ:
* Ban kinh tế, xúc tiến thương mại:
- Phó ban kinh tế Bà: PHẠM THỊ NHUNG
* Ban phát triển hội viên, văn hoá xã hội:
- Trưởng ban văn hóa xã hội Ông: PHAN TRUNG HIẾU
* Ban đối ngoại:
- Trưởng ban đối ngoại Ông: CHUNG KIM LONG (RYU TSUBAKI)
- Phó ban đối ngoại Bà: BÙI THỊ KIM PHỤNG
* Ban Kế hoạch tài chính kế toán
- Phó ban kinh tế Bà: PHẠM THỊ NHUNG
* Ban Kiểm Tra:
- Trưởng ban kiểm tra Ông: CHUANG TIẾN HÙNG
2. Nguyên tắc hoạt động:
- BCH làm việc theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách.
- BCH hoạt động theo nguyên tắc bàn bạc tập thể, biểu quyết lấy ý kiến.
- BCH quyết định theo nguyên tắc đa số. Trong trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch Hiệp hội. Các quyết nghị của BCH Hiệp hội được thông qua khi đa số thành viên BCH dự họp đồng ý.
- Thành viên BCH chịu trách nhiệm trước Ban chấp hành Hiệp hội và tập thể Hội viên về kết quả công việc mình phụ trách.
- Các thành viên BCH được phân nhiệm làm Phó chuyên trách thì chịu trách nhiệm trực tiếp trước Chủ tịch và BCH Hiệp hội về kết quả hoạt động của Ban đó, kế hoạch hoạt động của các ban được điều chỉnh, thống nhất trong cuộc họp BCH mỗi Quý 03 tháng trong 01 năm.
CHƯƠNG III: NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA BCH HIỆP HỘI
1. Nhiệm vụ của BCH:
- Xác định sứ mệnh, tầm nhìn, các mục tiêu, lập chính sách, kế hoạch hoạt động của Hiệp hội theo Quý 03 tháng trong 01 năm phù hợp với xu thế phát triển chung.
- Ban hành các qui chế, nội qui và các qui định khác của Hiệp hội.
- Định hướng việc thực hiện các nghị quyết do Đại hội đưa ra.
- Góp ý, thông qua Kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn của từng Ban.
- Góp ý, thông qua báo cáo, dự toán tài chính theo quý 03 tháng trong 01 năm .
- Góp ý, thông qua chương trình hoạt động và kế hoạch tài chính của Văn phòng Hiệp hội phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
- Đóng góp, huy động tài trợ cho các hoạt động của Hiệp hội từ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Hiệp hội.
2. Quyền hạn của BCH:
- Quyết định các vấn đề liên quan đến nhân sự BCH bao gồm:
- Bổ sung, thay thế, miễn nhiệm thành viên BCH
- Tiếp nhận, miễn nhiệm Lãnh đạo Văn phòng.
- Khen thưởng, kỷ luật đối với thành viên BCH
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hội viên:
- Thay đổi mức hội phí
- Kết nạp hội viên mới
- Huỷ tư cách hội viên
- Khen thưởng, giải quyết khiếu nại của hội viên.
- Quyết định các hình thức hỗ trợ, quảng bá cho doanh nghiệp hội viên trong các hoạt động do Hiệp hội hoặc các tổ chức Đoàn, Hội, chính quyền khác tổ chức.
- Quyết định các vấn đề liên quan đến tài chính và tài sản của Hiệp hội.
CHƯƠNG IV: NHIỆM VỤ CỦA CÁC BAN
1. Ban kinh tế - xúc tiến thương mại:
- Phó ban kinh tế Bà: PHẠM THỊ NHUNG
- Tổ chức các chương trình giao lưu xúc tiến mua bán, trao đổi hàng hóa, thông tin giữa các thành viên, giúp cho các hội viên nhận ra giá trị hàng hóa dịch vụ của nhau và cung cấp các dịch vụ hàng hóa từ các tổ chức khác cho Hội viên khi có yêu cầu.
- Tổ chức tiếp đón các cá nhân, tổ chức đến thăm Hiệp hội và muốn hợp tác với Hiệp hội.
- Tổ chức triển lãm, khu trưng bày cho hội viên trong các cuộc hội chợ, triển lãm.
- Thiết lập và tăng cường quan hệ với các Khu công nghiệp, Khu kinh tế ,các doanh nghiệp và các đối tác khác để tạo cơ hội đầu tư cho hội viên.
- Cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động đầu tư tới hội viên.
- Tìm kiếm, phát triển các cơ hội hoạt động sản xuất kinh doanh hỗ trợ hội viên.
2. Ban Phát triển Hội viên - Xã Hội - Từ Thiện
Trưởng ban văn hóa xã hội Ông: PHAN TRUNG HIẾU
- Tìm kiếm và phát triển hội viên mới.
- Chủ động duy trì nối kết thông tin hai chiều với hội viên cũ.
- Tổ chức cập nhật, quản lý cơ sở dữ liệu hội viên, hàng hóa, dịch vụ của Hội viên.
- Tổ chức hỗ trợ hội viên tham gia hoạt động khen thưởng các cấp, ngành.
- Duy trì các hoạt động hỗ trợ cho hội viên.
- Kết nối các hội viên phát triển các quan hệ kinh tế, văn hoá.
- Cung cấp các thông tin đáp ứng nhu cầu hội viên.
- Tổ chức các sự kiện Văn hoá - Xã hội, tham gia hoạt động thể thao,..cho hội viên nhân các ngày Lễ nhằm xây dựng hình ảnh Hiệp hội.
- Vận động các nguồn tài trợ, vận động hội viên tham gia các hoạt động từ thiện nhân các sự kiện của Hiệp hội và theo kêu gọi định kỳ của các cơ quan liên quan.
3. Ban truyền thông - Đối Ngoại
Trưởng ban đối ngoại Ông: CHUNG KIM LONG ( RYU TSUBAKI )
Phó ban đối ngoại Bà: Bùi Thị Kim Phụng
- Thiết lập và duy trì quan hệ với hệ thống các phòng ban, Sở ngành và các tổ chức Hội bạn và các tổ chức khác trong và ngoài nước.
- Tập hợp ý kiến hội viên và đại diện Hội viên để đóng góp ý kiến, tham mưu cho các cơ quan lập pháp trong hoạch định chính sách kinh tế, doanh nghiệp (nếu có).
- Định hướng nội dung trang website, bản tin nội bộ của Hiệp hội.
4. Ban thường vụ
4.1 Ban Thường vụ Hiệp hội do Ban Chấp hành bầu trong số các ủy viên Ban Chấp hành; số lượng, cơ cấu, tiêu chuẩn ủy viên Ban Thường vụ do Ban Chấp hành quyết định. Nhiệm kỳ của Ban Thường vụ cùng với nhiệm kỳ Đại hội.
4.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Thường vụ:
a) Giúp Ban Chấp hành triển khai thực hiện nghị quyết Đại hội, Điều lệ Hiệp hội; tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định của Ban Chấp hành; lãnh đạo hoạt động của Hiệp hội giữa hai kỳ họp Ban Chấp hành.
b) Chuẩn bị nội dung và quyết định triệu tập họp Ban Chấp hành.
c) Quyết định thành lập các tổ chức, đơn vị trực thuộc Hiệp hội theo nghị quyết của Ban Chấp hành; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm lãnh đạo các tổ chức, đơn vị thuộc Hiệp hội theo đúng quy định của pháp luật và Điều lệ Hiệp hội.
d) Kết nạp, xem xét cho ra Hiêp hội; khen thưởng, kỷ luật hội viên.
4.3. Nguyên tắc hoạt động của Ban Thường vụ:
a) Ban Thường vụ hoạt động theo quy chế do Ban Chấp hành ban hành, tuân thủ quy định của pháp luật và Điều lệ Hiệp hội.
b) Ban Thường vụ mỗi năm họp hai lần, có thể họp bất thường khi có yêu cầu của Chủ tịch Hiệp hội hoặc trên 2/3 (hai phần ba) số ủy viên Ban Thường vụ có ý kiến bằng văn bản.
c) Các cuộc họp của Ban Thường vụ là hợp lệ khi có 2/3 (hai phần ba) số ủy viên Ban Thường vụ tham gia dự họp. Ban Thường vụ có thể biểu quyết bằng hình thức giơ tay hoặc bỏ phiếu kín. Việc quy định hình thức biểu quyết do Ban Thường vụ quyết định.
d) Các nghị quyết, quyết định của Ban Thường vụ được thông qua khi có ít nhất 2/3 (hai phần ba) tổng số ủy viên Ban Thường vụ dự họp biểu quyết tán thành.
5. Ban kế hoạch tài chính kế toán
Phó ban kinh tế Bà : PHẠM THỊ NHUNG
- Công tác lập kế hoạch tài chính - kế toán.
- Giúp chủ tịch quản lý tập trung, thống nhất, hiệu quả các khoản thu, chi của hiệp hội
- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính.
- Hướng dẫn các đơn vị dự toán thuộc hiệp hội xây dựng dự toán thu, chi ngân sách hàng quý.
- Lập dự toán, tổ chức công tác kế toán và quyết toán các nguồn kinh phí của hiệp hội theo quy định.
6. Ban Kiểm Tra
Trưởng ban kiểm tra Ông: CHUANG TIẾN HÙNG
6.1 Ban Kiểm tra Hiệp hội gồm: Trưởng ban, Phó Trưởng ban và một số ủy viên do Đại hội bầu ra. Số lượng, cơ cấu, tiêu chuẩn ủy viên Ban Kiểm tra do Đại hội quyết định. Nhiệm kỳ của Ban Kiểm tra cùng với nhiệm kỳ Đại hội.
6.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban Kiểm tra:
a) Kiểm tra, giám sát việc thực hiện Điều lệ Hiệp hội, nghị quyết Đại hội, nghị quyết, quyết định của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các quy chế của Hiệp hội trong hoạt động của các tổ chức, đơn vị trực thuộc Hiệp hội, hội viên.
b) Xem xét, giải quyết đơn, thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của tổ chức, công dân và hội viên gửi đến Hiệp hội.
6.3. Ban Kiểm tra hoạt động theo quy chế do Ban Chấp hành ban hành, tuân thủ quy định của pháp luật và Điều lệ Hiệp hội.
CHƯƠNG V: PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC BAN
1. Trách nhiệm của các ban:
- Xây dựng chính sách, định hướng, mục tiêu hoạt động của Ban hàng quý 03 tháng/năm.
- Lập kế hoạch, chương trình hoạt động của Ban hàng quý, nêu rõ: Nội dung công tác, thời gian, nguồn lực cần thiết, dự toán,...
- Giám sát, hỗ trợ quá trình triển khai các hoạt động của Ban.
- Báo cáo kết quả hoạt động của từng Ban tới BCH trong mỗi phiên họp BCH.
- Phối hợp với các Ban khác để đảm bảo tối đa hoá quyền lợi cho hội viên.
2. Phối hợp giữa trưởng các Ban và Văn phòng Hiệp Hội:
- Cuối mỗi quý, Trưởng ban xây dựng chính sách, định hướng, mục tiêu hoạt động của Ban trong quý tới.
- Phó Chủ tịch thường trực kết hợp với các trưởng Ban lập kế hoạch, chương trình, thực hiện các chính sách, mục tiêu chung mà Hiệp hội đã đề ra.
- Trong trường hợp có phát sinh, Chủ tịch trực tiếp lấy ý kiến các trưởng Ban để triển khai trên nguyên tắc: tuân thủ các quy định của các quy chế Hiệp hội.
CHƯƠNG VI: NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CHỦ TỊCH HIỆP HỘI, CÁC PHÓ CHỦ TỊCH HIỆP HỘI VÀ CÁC HỘI VIÊN
1. Nhiệm vụ và quyền hạn của Chủ tịch Hiệp hội: Chủ tịch Hiệp hội là người chịu trách nhiệm chung, cao nhất trong BCH Hiệp hội.
a. Nhiệm vụ :
- Giữ vai trò đại diện theo pháp luật của Hiệp hội theo quy định của pháp luật hiện hành và đại diện Hiệp hội trong các quan hệ đối nội, đối ngoại.
- Thay mặt BCH ký các quyết định và các văn bản thuộc thẩm quyền của BCH Hiệp hội trong giao dịch với các cơ quan hữu quan và trong triển khai công việc nội bộ Hiệp hội.
- Tổ chức xây dựng sứ mệnh, tầm nhìn, định hướng, chiến lược phát triển Hiệp Hội.
- Điều hành hoạt động của BCH Hiệp hội, triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Đại hội toàn thể, Hội nghị thường niên toàn thể hội viên, họp BCH Hiệp hội.
- Chịu trách nhiệm trước Đại hội Hội viên về việc thực hiện các quyết định, nghị quyết của Đại hội.
- Chuẩn bị hoặc phân công thành viên BCH, trưởng các Ban chuẩn bị các báo cáo trước Đại hội toàn thể hàng năm về tình hình hoạt động và các vấn đề về tài chính của Hiệp hội.
b. Quyền hạn:
- Phân công các Phó Chủ tich, trưởng Ban, Uỷ viên BCH, Hội viên chuẩn bị nội dung cho các sự kiện, phiên họp (khi cần thiết).
- Thay mặt BCH Hội chỉ đạo Phó Chủ tịch các trưởng ban, văn phòng Hiệp hội thực hiện công việc thường xuyên của Hiệp hội.
- Quyết định các vấn đề phát sinh, khẩn cấp của Hiệp hội.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn của các phó Chủ tịch.
a. Nhiệm vụ:
- Thay mặt BCH điều hành trực tiếp và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của lĩnh vực mình phụ trách.
- Tổ chức Ban hoặc văn phòng Hiệp hội thực hiện các kế hoạch, quyết nghị, quyết định của BCH theo đúng tôn chỉ hoạt động của Hiệp hội.
- Tiến hành các giao dịch với ngân hàng dựa trên phê duyệt của các Chủ tài khoản.
- Lập chương trình hoạt động chi tiết thuộc lĩnh vực mình phụ trách định kỳ quý 3 tháng.
- Báo cáo kết quả hoạt động tới BCH định kỳ quý, 03 tháng.
b. Quyền hạn:
- Quyết định các chi phí trong phạm vi kế hoạch tài chính hàng năm đã được thường trực Hiệp hội duyệt.
- Đề cử, thay đổi, bổ sung nhân sự trong lĩnh vực mình phụ trách.
- Quản lý các quỹ của Hiệp hội đảm bảo tính công khai, minh bạch và tiến hành kiểm toán (nếu có yêu cầu của BCH hoặc cơ quan tài trợ)
3.Nhiệm vụ và quyền hạn của các trưởng Ban của Hiệp hội:
a. Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm về Ban do Chủ tịch Hiệp hội phân công.
- Tổ chức nghiên cứu, xây dựng định hướng, kế hoạch công tác, đề xuất giải pháp, đánh giá hiệu quả đối với các Ban được giao phù hợp với sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược của Hiệp hội.
- Cung cấp nguồn lực, tạo điều kiện thuận lợi để Văn phòng Hiệp hội triển khai các nhiệm vụ trong phạm vi các công việc được giao.
b. Quyền hạn:
- Thay mặt Chủ tich Hiệp hội và BCH phê duyệt các văn bản thuộc Ban mà mình làm trưởng ban.
- Quyết định các công việc trong phạm vi Ban mà mình được giao.
4. Nhiệm vụ và quyền hạn của các Uỷ viên BCH:
a. Nhiệm vụ:
- Tham gia quá trình xây dựng sứ mệnh, tầm nhìn, định hướng, chiến lược phát triển Hiệp hội.
- Trợ giúp Chủ tịch hoặc trưởng ban trong quá trình triển khai các hoạt động được giao.
- Góp ý kiến xây dựng kế hoạch hoạt động định kỳ của Hiệp hội.
- Thực hiện các quyết định của BCH Hiệp hội và chấp hành sự phân công của Chủ tịch, Phó chủ tịch.
- Tham gia, thảo luận, góp ý các vấn đề tại các phiên họp của BCH Hiệp hội.
b. Quyền hạn:
- Biểu quyết các quyết định trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của BCH (quy định trong mục 3).
CHƯƠNG VII: CHẾ ĐỘ HỘI HỌP VÀ NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC
1. Tổ chức cuộc họp BCH:
- Các phiên họp thường niên của BCH Hiệp hội được tiến hành vào ngày thứ bảy cuối mỗi quý tại văn phòng Hiệp hội hoặc một địa điểm khác phù hợp (nếu ngày đó trùng vào ngày lễ thì sẽ chuyển vào ngày làm việc đầu tiên tiếp theo).
- Nếu có các vấn đề phát sinh cần thiết, BCH sẽ tiến hành họp bất thường để lấy ý kiến thống nhất.
- Thư mời họp kèm theo chương trình, nội dung họp do Chủ tịch (hoặc người được uỷ quyền) ký được gửi cho các thành viên BCH trước ngày họp 15 ngày dưới hình thức: thư điện tử, fax.
- Các thành viên BCH phải xác nhận tham gia họp trong vòng 2 ngày sau khi nhận được thư mời họp. Trong trường hợp vắng mặt có lý do, thành viên BCH có thể uỷ quyền cho người họp thay thế để lấy thông tin (người thay thế không được tham gia biểu quyết).
- Trong trường hợp cần thiết, sau khi thống nhất trong Thường trực, Chủ tịch Hiệp hội có thể lấy ý kiến của các thành viên BCH mà không cần triệu tập cuộc họp nhưng phải lưu trữ đủ hồ sơ về các ý kiến.
2. Nội dung họp BCH:
- Các vấn đề liên quan đến hoạt động của Hiệp hội.
- Các vấn đề còn tồn tại của các phiên họp trước đó.
- Bất kỳ vấn đề nào do bất kỳ thành viên BCH Hiệp hội, Văn phòng Hiệp hội, Hội viên đề xuất và Chủ tịch Hiệp hội thấy là cần thiết cho hoạt động của Hiệp hội.
- Văn phòng Hiệp hội có trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu liên quan đến nội dung các cuộc họp BCH.
3. Biên bản họp:
- Thư ký cuộc họp có trách nhiệm lập biên bản họp căn cứ các ghi chép đầy đủ, chính xác và trung thực từ các diễn biến, ý kiến phản ánh, các nghị quyết, quyết định của BCH Hiệp hội nêu ra trong cuộc họp.
- Chủ tịch Hiệp hội hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản sẽ chủ trì họp BCH và điều khiển việc thông qua từng vấn đề theo chương trình đã định.
- Người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm ký xác nhận vào các biên bản họp BCH.
- Trong vòng 03 ngày làm việc sau cuộc họp, biên bản họp được văn phòng Hội gửi đến tất cả thành viên BCH.
4. Lưu trữ Hồ sơ công tác của BCH
- Các hồ sơ công tác của BCH bao gồm: tài liệu mô tả chính sách, mục tiêu, định hướng, chiến lược, kế hoạch, quyết định, biên bản họp và các văn bản khác được BCH thông qua.
- Các văn bản, hồ sơ công tác của BCH được Văn phòng tiếp nhận, lưu trữ và cung cấp theo quy định quản lý thông tin của Hiệp hội.
CHƯƠNG VIII: SỬA ĐỔI, BỔ SUNG QUY CHẾ
1. Trong quá trình thực hiện, các Hội viên của Hiệp hội có quyền đề xuất với Chủ tịch Hiệp hội về việc sửa đổi, bổ sung những quy định của Quy chế này cho phù hợp với hoạt động của Hiệp hội.
2. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế sẽ được Chủ tịch Hiệp hội tổ chức dưới hình thức họp BCH để quyết định.
CHƯƠNG IX: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Quy chế này có hiệu lực từ ngày Chủ tịch Hiệp hội ký ban hành sau khi được đa số thành viên BCH nhất trí.
Ngày 19 tháng 09 năm 2021
TM.BCH-VJBA
Chủ tịch
