NỘI QUY HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HIỆP HỘI
NHIỆM KỲ V: 2021 - 2023
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 02/2021/HH-DNVNTNB ngày 20/09/2021 của Chủ Tịch Hiệp Hội Doanh Nghiệp Việt Nam Tại Nhật Bản)
I. Giờ làm việc
1. Thời gian làm việc bình thường là 8 giờ một ngày và 40 giờ một tuần, cụ thể như sau:
a. Ngày làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6
b. Giờ làm việc: 8 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút
c. Nghỉ ăn trưa: 1 tiếng (12 giờ 00 phút tới 13 giờ 00 phút)
d. Nghỉ tuần: ngày thứ Bảy và Chủ Nhật hàng tuần
2. Trong một số trường hợp do yêu cầu của công việc, có thể linh động sắp xếp lịch làm việc nhưng đảm bảo làm đủ 40 giờ một tuần và được sự đồng ý của cấp trên.
II. Tác phong và trang phục
1. Để tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho Hiệp hội, chuyên viên cán bộ Văn phòng Hiệp hội phải chú ý đến tác phong và trang phục của mình khi đi làm việc trong hay ngoài Hiệp hội; mặc y phục chỉnh tề, trang nhã, móng tay luôn cắt ngắn, tóc gọn gàng.
2. Về trang phục không áp dụng đồng phục, tuy nhiên:
a. Đối với Nam: Áo vải trơn hoặc có sọc nhạt, sáng màu; Quần tây, không mặc quần jean; Mang giày.
b. Đối với Nữ: Trang phục đẹp, kín đáo, nghiêm túc. Không được mặc áo sát nách, váy hoặc áo quá ngắn. Áo vải trơn hoặc có sọc hoặc hoa màu nhạt. Quần tây, không nên mặc quần jean. Mang giày hoặc dép có quai.
III. Ra vào Hiệp hội
Trong giờ làm việc, tất cả các chuyên viên, cán bộ Văn phòng Hiệp hội khi đi công tác phải được sự đồng ý của cấp trên. Trường hợp đi công tác mà không vào Văn phòng Hiệp hội thì Thẻ chấm công phải được ký xác nhận của lãnh đạo cấp trên trực tiếp.
2. Nếu chuyên viên, cán bộ Hiệp hội đến Hiệp hội làm việc vào ngày nghỉ phải được sự đồng ý của cấp trên và được theo dõi thẻ chấm công.
3. Chấm công: Hàng ngày Chánh Văn phòng (tạm thời chủ tịch Vũ Hoàng Đức kiêm nhiệm) Hiệp hội sẽ phụ trách chấm công, theo dõi thẻ chấm công của chuyên viên, cán bộ Văn phòng Hiệp hội và cuối tháng có bảng tổng hợp chấm công.
IV. Phạm vi đi lại.
Trong giờ làm việc chuyên viên, cán bộ Hiệp hội phải luôn có mặt tại nơi làm việc.
V. Hút thuốc lá.
Chuyên viên, cán bộ Hiệp hội chỉ được phép hút thuốc ở một số nơi có đặt gạt tàn trong khuôn viên của Hiệp hội (nếu có).
VI. Phương tiện thông báo
1. Email nội bộ (info@vjbagroup.com) là phương tiện thông tin để Ban lãnh đạo Hiệp hội thông báo đến chuyên viên, cán bộ Văn phòng Hiệp hội những tin tức cần thiết. Chuyên viên, cán bộ Hiệp hội có trách nhiệm đọc email để cập nhật thông tin thường xuyên.
2. Chuyên viên, cán bộ văn phòng Hiệp hội không được đăng ký email cá nhân để nhận thông báo những giao dịch với Hội viên hoặc đối tác của Hiệp hội.
3. Chuyên viên, cán bộ Văn phòng Hiệp hội nên sử dụng các phương tiện truyền thông trực tuyến miễn phí như Skype, Whatsapp, Viber,... để trao đổi nội bộ hoặc với khách hàng. Hạn chế sử dụng điện thoại bàn trả tiền của Hiệp hội.
4. Các thông tin cần phải truyền đạt bằng văn bản chính thức trong trường hợp cần thiết sẽ được gắn trên bảng tin nội bộ Hiệp hội.
VII. Khu vực giải lao
Hiệp hội bố trí nước uống, trà, cà phê cho chuyên viên, cán bộ Hiệp hội tại khu vực riêng tại Văn phòng Hiệp hội.
VIII. Sử dụng điện thoại
1. chuyên viên, cán bộ, uỷ viên, hội viên Hiệp hội phải tuân thủ các phép lịch sự và các quy ước khi trao đổi qua điện thoại với khách hàng và Hội viên.
2. Các cuộc điện thoại công việc nên ngắn gọn. các phương tiện truyền thông trực tuyến miễn phí như Skype, Whatsapp, Viber,... để trao đổi nội bộ hoặc với khách hàng. Hạn chế sử dụng điện thoại bàn trả tiền của Hiệp hội.
3. Không sử dụng điện thoại để bàn để gọi ra nước ngoài.
4. Không sử dụng điện thoại để bàn cho việc riêng.
IX. Cập nhật thông tin cá nhân
Trong quá trình làm việc, chuyên viên, cán bộ Văn phòng Hiệp hội phải thông báo cho lãnh đạo cấp trên khi có các thay đổi về nơi ở và thông tin cá nhân như hôn nhân, gia đình, số con, bằng cấp đào tạo hay số điện thoại của người thân cần thông báo các trường hợp khẩn cấp,... để lưu vào hồ sơ cá nhân. Hiệp hội có trách nhiệm bảo mật các thông tin cá nhân của chuyên viên ,cán bộ Văn phòng Hiệp hội.
X. An toàn lao động
1. Chuyên viên, cán bộ Văn phòng Hiệp hội phải báo cáo kịp thời với lãnh đạo cấp trên, khi phát hiện nguy cơ gây tai nạn lao động hoặc sự cố nguy hiểm cho chuyên viên , cán bộ Hiệp hội hay đối tác; có trách nhiệm tham gia cấp cứu và khắc phục hậu quả sự cố (nếu có).
2. Trường hợp xảy ra tai nạn trong và ngoài Hiệp hội (nếu có):
a. Chuyên viên, cán bộ Hiệp hội, đối tác sẽ được sơ cứu, cấp cứu tại chỗ, sau đó nếu cần thiết thì sẽ được chuyển ngay đến cơ sở y tế gần nhất.
b. Báo cáo sự việc sẽ được chuyển về Chánh Văn phòng Hiệp hội (tạm thời chủ tịch Vũ Hoàng Đức kiêm nhiệm ) để theo dõi và giải quyết các chế độ theo quy định.
Trường hợp xảy ra tai nạn ngoài Hiệp hội khi đang đi công tác, trên đường đi làm hoặc trên đường về, ngoài bản tường trình của bản thân, phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về thời điểm, vị trí xảy ra tai nạn để làm thủ tục với cơ quan bảo hiểm.
XI. Thực hiện trật tự, vệ sinh nơi làm việc.
1. Không nói lớn tiếng, gây ồn ào, mất trật tự làm ảnh hưởng đến người xung quanh. Đi lại, di chuyển nhẹ nhàng, bảo đảm sự yên tĩnh cần thiết nơi làm việc.
3. Luôn trả lại vị trí cũ và sắp xếp các vật dụng, vật liệu, tài liệu, báo ngay ngắn, gọn gàng, đẹp mắt sau khi sử dụng.
4. Thực hiện vệ sinh bàn ghế, máy móc thiết bị, vật dụng, ngăn chứa hồ sơ, tủ, nơi làm việc cá nhân và giữ gìn vệ sinh chung trong Hiệp hội.
XII. Quản lý và sử dụng tài sản Hiệp hội
1. Không được phép di chuyển bất cứ vật dụng gì trong khuôn viên và thuộc quyền sở hữu của Hiệp hội khi chưa được sự đồng ý của lãnh đạo Hiệp hội. Trong trường hợp do yêu cầu công việc phải mang các tài sản của Hiệp hội ra ngoài thì phải có phiếu xác nhận đồng ý của lãnh đạo cấp trên. Khi trả về tài sản đó phải được xác nhận đảm bảo khả năng sử dụng của tài sản như trước khi nhận.
2. Không được sử dụng các vật dụng, trang thiết bị, tài sản của Hiệp hội vào mục đích cá nhân.
3. Luôn luôn ý thức tiết kiệm chi phí trong việc sử dụng văn phòng phẩm, vật dụng, dụng cụ và các phương tiện làm việc khác mà Hiệp hội trang bị.
4. Tắt đèn, máy móc thiết bị, máy lạnh khi ra khỏi nơi làm việc trong thời gian dài hoặc trước khi ra về.
XIII. Khách của Hiệp hội và của cá nhân
1. Đón khách tại khu vực tiếp tân và tiếp khách.
2. Không được đưa bạn bè, người thân vào phòng làm việc.
3. Luôn ở bên cạnh khách trong suốt thời gian khách lưu lại văn phòng. Không được để xảy ra trường hợp khách đi lại tự do một mình trong khu vực làm việc của Hiệp hội.
4. Không được để khách ở lại Hiệp hội sau thời gian làm việc với bất kỳ lý do nào.
XIV. Các trường hợp khẩn cấp
Trong trường hợp khẩn cấp nguy hiểm đến tính mạng và tài sản, bạn phải:
1. Thông báo ngay cho Lãnh đạo Hiệp hội về sự cố, báo động cho những người xung quanh.
2. Tắt công tắc các máy móc thiết bị điện, nguồn điện đang sử dụng và rời khỏi nơi làm việc bằng lối thoát hiểm.
3. Tập hợp tại nơi an toàn gần Hiệp hội trong thời gian thực hiện cứu
chữa. Không được tự ý bỏ về khi chưa điểm danh và được sự đồng ý của cấp trên.
4. Vào ban đêm, khi có trường hợp khẩn cấp xảy ra, nếu nhận được điện thoại của lảnh đạo cấp trên ,chuyên viên ,cán bộ Văn phòng Hiệp hội phải báo ngay cho các uỷ viên Ban chấp hành của Hiệp hội
XV. Phần mềm/ email/ internet/ mạng LAN
1. Nghiêm cấm chuyên viên, cán bộ Văn phòng hiệp hội tự ý sao chép, sử dụng các phần mềm có bản quyền hoặc không có bản quyền vào bất kỳ một máy tính nào của Hiệp hội.
2. Không được sử dụng email của Hiệp hội (info@vjbagroup.com) vào các giao dịch kinh doanh cá nhân.
3. Không vào internet cho những tìm hiểu, học hỏi hay giải trí cá nhân trong giờ làm việc.
XVI. Quy tắc bảo mật và bảo vệ uy tín Hiệp hội
1. Khi rời khỏi nơi làm việc, nơi làm việc của bạn phải được gọn gàng, các tài liệu quan trọng phải được cất giữ. Nguyên tắc này không chỉ đảm bảo những thông tin quan trọng của Hiệp hội được bảo mật mà còn giữ cho môi trường làm việc sạch sẽ.
2. Xé vụn các tài liệu mật của Hiệp hội (nếu có) trước khi bỏ vào giỏ rác.
3. Không nên nhận tiền hoa hồng hoặc quà tặng do các giao dịch của Hiệp hội mang lại.
4. Không nên trao đổi các nội dung liên quan đến hoạt động của Hiệp hội mà không thuộc thẩm quyền của mình với các đối tác bên ngoài.
5. Luôn vui vẻ và nhiệt tình, lịch sự khi giao tiếp với Hội viên và đối tác. Khi có vấn đề bất đồng, không lạm dụng ngôn ngữ bằng lời và ngôn ngữ cơ thể, xúc phạm khách hàng.
6. Đoàn kết, hợp tác trong nội bộ Văn phòng Hiệp hội và với các cơ quan chuyên môn khác của Hiệp hội.
7. Tuyệt đối giữ bí mật các thông tin nội bộ của đồng nghiệp, Hội viên và đối tác mà trong quá trình làm việc có thể biết được.
XVII. Tiết kiệm
Tiết kiệm là hành vi thể hiện thái độ trân trọng giá trị sức lao động. Vì thế, toàn thể nhân viên Hiệp hội được yêu cầu thực hiện các hành vi tiết kiệm trong khi sử dụng văn phòng phẩm, giấy, mực in, điện thoại, máy lạnh, điện, nước, … và chỉ sử dụng cho mục đích phục vụ công việc của Hiệp hội.
XVIII. Khen thưởng và kỷ luật
1. Hàng năm lãnh đạo Hiệp hội, Chủ tịch, Tổng Thư ký tổ chức đánh giá thành tích, kết quả công việc của các chuyên viên, cán bộ Văn phòng Hiệp hội.
2. Chính sách đề bạt chuyên viên ,cán bộ: Hiệp hội khuyến khích và duy trì chính sách đề bạt với cơ hội thăng tiến công bằng cho tất cả chuyên viên,cán bộ Hiệp hội. Nếu chuyên viên , cán bộ Hiệp hội đạt được những thành tích cao sẽ được công nhận xứng đáng và đề bạt vào những vị trí cao hơn.
3. Chính sách khen thưởng, công nhận thành tích: trên cơ sở thanh tích của chuyên viên cán bộ Văn phòng Hiệp hội, Lãnh đạo Hiệp hội sẽ xem xét ghi nhận thành tích, tặng Bằng khen, thưởng, đề cử nâng bậc, nâng mức lương.
4. chuyên viên ,Cán bộ Văn phòng Hiệp hội vi phạm nội quy hoạt động của Văn phòng hiệp hội hoặc Điều lệ Hiệp hội sẽ bị xử lý theo 3 hình thức:
a. Nhắc nhở, cảnh cáo (thường đối với các vi phạm lần 1 ở mức độ nhẹ).
b. Lập biên bản, thông báo nội bộ (vi phạm lần 2).
c. Buộc thôi việc (vi phạm lần 3).
d. truy cứu trách nhiệm dân sự , hình sự .
Nội quy hoạt động trên đây của Văn phòng Hiệp hội có hiệu lực thi hành kể từ ngày Chủ tịch Hiệp hội ký quyết định ban hành./.
